Integritetspolicy

Den här policyn beskriver hur Arcim Technology AB ("vi") behandlar personuppgifter när du använder Accounted (app.accounted.se, tjänstens API och MCP-server) och när du besöker accounted.se.

• Personuppgiftsansvarig: Arcim Technology AB, org.nr 559538-6219
• Adress: Östermalmsgatan 26 A, 114 26 Stockholm
• E-post, även för dataskyddsfrågor: support@accounted.se

Vi har inte utsett något dataskyddsombud. Alla frågor om dataskydd skickar du till adressen ovan.

• Personuppgiftsansvariga är vi för uppgifter om dig som användare, kontaktperson och besökare. Det är den behandlingen som beskrivs här.
• Personuppgiftsbiträde är vi för de uppgifter som ditt företag lägger in i bokföringen: kunder, leverantörer, anställda och andra personer i verifikationer, fakturor och löner. Ditt företag är personuppgiftsansvarigt för dem, och vår behandling styrs av personuppgiftsbiträdesavtalet. Har du frågor om uppgifter i ett visst företags bokföring vänder du dig i första hand till det företaget.

När du raderar ditt konto tar vi direkt bort e-postadress, namn, BankID-uppgifter, inloggningssessioner, API-nycklar, inställningar och assistentkonversationer, och återkallar de bank-, e-post- och Skatteverketskopplingar du har godkänt. Kvar blir ett spärrat konto-ID utan namn eller e-postadress, som bokföringen i företagen pekar på. Du kan inte radera kontot medan du är ägare till ett aktivt företag; lämna över eller avsluta företaget först.

I appen använder vi PostHog (EU, Frankfurt) för produktanalys, sessionsinspelning och korta enkäter. Vi skickar ditt användar-ID, din e-postadress, ditt namn och företagets namn, aldrig organisationsnummer. Inspelningarna finns så att vi kan se var i appen du stöter på problem, utan att se dina uppgifter.

I sessionsinspelningar är maskering standardläget och kan inte stängas av: allt du skriver maskeras utan undantag, och all annan text maskeras om den inte är appens eget statiska gränssnitt, som rubriker, knappar, menyer och ledtexter. Ditt innehåll (namn, beskrivningar, belopp, person- och organisationsnummer) är därför aldrig läsbart, och även nytt eller omärkt gränssnitt maskeras tills det uttryckligen märkts som gränssnittstext: felläget är övermaskering, aldrig att dina uppgifter syns.

Produktanalys, sessionsinspelning och enkäter är påslagna när du är inloggad, och du kan när som helst stänga av dem under Inställningar, Konto. Rättslig grund: berättigat intresse (art. 6.1 f), vårt intresse av att se var tjänsten krånglar och förbättra den. Stänger du av analysen skickas supportärenden du själv skriver med e-post till supporten. Analysen använder inga kakor; två små tekniska värden sparas lokalt: vilka enkäter du redan sett, och ett slumpmässigt ärende-ID som gör att du hittar tillbaka till ditt supportärende i samma webbläsare.

Oavsett ditt val skickar vår server felrapporter och några händelser om hur arkivet används (till exempel att ett underlag kommit in eller en fråga besvarats, med ditt användar-ID) till PostHog. Det sker med stöd av berättigat intresse (art. 6.1 f), vårt intresse av att hålla tjänsten fungerande, och läser ingenting från din enhet.

Du kan själv koppla en Gmail-brevlåda under Inställningar, Kopplingar och Gmail. Kopplingen görs via Googles medgivandeskärm och ger tjänsten enbart läsbehörighet (behörigheten gmail.readonly). Tjänsten kan aldrig skicka, ändra, märka eller radera e-post. Ingen brevlåda kopplas utan att dess ägare själv godkänt det.

Kopplingen används för en enda funktion, Kvittojakten: när du ber tjänsten leta efter underlag söker den i brevlådan efter kvitton och fakturor som hör till köp som redan finns i din bokföring men saknar underlag. Sökningen utgår från belopp, datum och motpart för varje sådant köp. Rubrik, avsändare och text i de meddelanden som matchar sökningen läses i stunden, enbart för att avgöra om meddelandet innehåller kvittot till det köpet. Från meddelanden som inte är kvittot sparas ingenting. Endast den bilaga (eller det meddelande) som identifierats som kvitto hämtas och läggs i din dokumentinkorg, där du själv granskar och godkänner det innan det blir en del av bokföringen. Med ett hämtat underlag sparas också varifrån det kom: brevlådans adress, meddelandets avsändare, ämnesrad, datum och Gmails meddelande-id. För att avgöra om ett meddelande är ett kvitto och läsa ut beloppet används en AI-modell som körs inom EU (se punkt 9).

Innehåll från Gmail används aldrig för annonsering, aldrig för att träna AI-modeller och säljs eller lämnas aldrig vidare till tredje part. Ingen människa hos oss läser innehållet, utom med ditt uttryckliga medgivande i ett supportärende eller när det krävs för säkerhet eller enligt lag.

Du kan när som helst koppla från brevlådan i tjänsten, eller återkalla åtkomsten direkt hos Google på myaccount.google.com/permissions. Kvitton som redan hämtats ligger kvar i dokumentinkorgen, och de du godkänt som underlag ingår i bokföringen.

Accounted's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Statistik och attribution startar först när du godkänt dem i kakbannern, och att avböja är lika enkelt som att godkänna. Du ändrar eller återkallar ditt val via länken "Kakinställningar" i sidfoten; spårningskakorna raderas då. Inbäddat innehåll från YouTube, Spotify och Luma laddas först när du klickar på det. Google Analytics överför uppgifter till USA under EU-U.S. Data Privacy Framework.

Appen använder bara kakor som behövs för att tjänsten ska fungera: inloggningssessionen och dess tidsgräns, ditt valda företag, ditt språk och hur du senast loggade in, samt korta tillstånd under inbjudningar, BankID-inloggning och e-postbekräftelse. I webbläsarens lokala lagring sparas visningsval, som filter, sidstorlek och sidomenyns läge. Under en bank- eller betalningssignering ligger personnumret kortvarigt i webbläsarens sessionslagring, så att signeringen kan fortsätta efter bankens omdirigering.

Anonymiserad statistik. När du bokför ett AI-förslag sparar vi vilket konto som föreslogs, vilket konto som bokfördes, om de stämde överens, och hur säker modellen var. Raden innehåller varken företags-ID, belopp eller fritext: den består av BAS-kontonummer och ett mått mellan 0 och 1. Den går alltså inte att knyta till er eller till någon person, och den lämnas aldrig ut. Vi använder den för att mäta och förbättra den automatiska konteringen.

Gemensam motpartskatalog. När flera företag oberoende av varandra har tolkat samma banktext som samma motpart, till exempel en butikskedja, en myndighet eller en bank, sparar vi den tolkningen i en gemensam katalog så att alla kunders banktexter tolkas bättre. En tolkning tas med först när minst två företag har gjort den, och bara för motparter som klassats som handlare, myndigheter, banker eller betalväxlar, aldrig privatpersoner. Katalogen innehåller motpartens namn och typ, inte vilka företag tolkningen kom från. Ett företags ägare eller administratör kan stänga av företagets medverkan under Inställningar, Datadelning och AI; då räknas företagets tolkningar inte in.

Själva anonymiseringen och sammanställningen är en behandling, och den sker med stöd av berättigat intresse (art. 6.1 f): vårt intresse av att förbättra tolkningen och konteringen, vägt mot att inget identifierbart innehåll ingår i resultatet. Statistiken används aldrig för marknadsföring, säljs inte, och lämnas inte till någon utanför Accounted. Ert eget företags bokföring, med transaktionstexter, motpartsnamn, kvitton och fakturor, används inte i utvärderingskörningar eller för att träna modeller, om inte en ägare eller administratör har slagit på Bidra med innehåll under Inställningar, Datadelning och AI, eller ni har ett skriftligt avtal med oss om just det.

Tjänsten använder AI för att föreslå kontering av transaktioner, läsa av kvitton och fakturor, tolka kvitton i kopplade brevlådor och WhatsApp, och för assistenten i appen. AI:t använder Anthropics Claude-modeller men körs inom Amazon Bedrock i EU: datan lämnar inte EU och delas inte med Anthropic, och varken Amazon eller Anthropic använder den för att träna modeller. Kärntjänsten (bokföring, fakturor, moms och rapporter) fungerar även utan AI.

AI-förslag bokförs aldrig av sig själva: ett förslag blir en verifikation först när du, eller en agent som du själv har kopplat till tjänsten, godkänner det. Automatisk bokföring sker bara enligt regler som du själv har ställt in. Inga beslut med rättslig verkan eller annan betydande påverkan för en person fattas automatiskt (art. 22).

En ägare eller administratör kan stänga av AI-funktionerna för företaget under Inställningar, Datadelning och AI; då skickas inget av företagets innehåll till AI-tjänsten. En egen agent som ni kopplat via API eller MCP påverkas inte.

Körjournalens avståndsförslag. När du klickar på "Föreslå sträcka" skickas adresstexterna du angett, via vår server och utan användar-ID, till OpenStreetMap Foundation (geokodningstjänsten Nominatim, Storbritannien/EU; Storbritannien omfattas av EU:s adekvansbeslut), som översätter dem till koordinater. FOSSGIS e.V. (ruttberäkningstjänsten, Tyskland) får därefter endast koordinaterna. Båda är självständiga mottagare. Vår server mellanlagrar adresser, koordinater och sträckor i arbetsminnet i upp till 24 timmar, utan koppling till ditt konto. En adress, till exempel en hemadress, kan i sig vara en personuppgift; skriv platsnamn i stället om du inte vill att den skickas.

Följande företag behandlar personuppgifter åt oss för det vi är personuppgiftsansvariga för. Vilka som behandlar uppgifter i ditt företags bokföring står i förteckningen över underbiträden. Vi säljer aldrig personuppgifter.

Inkasso- och utskicksföretag som du aktiverar. Om du aktiverar inkasso och utskick lämnar vi uppgifter till det inkasso- och utskicksföretag du har valt, för utskick av fakturor med post, till digital brevlåda eller till kundens internetbank och för påminnelser och inkasso. Företaget är en mottagare som du själv anlitar, inte vårt underbiträde: när du aktiverar kopplingen godkänner du företagets villkor för ditt företags räkning, och av dem framgår om företaget behandlar uppgifterna som självständigt personuppgiftsansvarig eller som ditt personuppgiftsbiträde. I dag kan du aktivera Kravia AB (org.nr 556564-1106) för påminnelser och inkasso; enligt bolagets integritetspolicy är Kravia AB personuppgiftsansvarig för den behandling bolaget utför i sin inkassoverksamhet. Företagets namn och villkor, och dess information om hur det behandlar personuppgifter när sådan finns, visas innan du godkänner.

Inget skickas innan en ägare eller administratör har godkänt företagets villkor och skickat in ansökan, och sedan bara följande:

• När ansökan skickas in, villkoren godkänns och avtalet signeras: ditt företags uppgifter, kontaktuppgifter, utbetalningskonto och svar på frågor om kundkännedom, namnet på den som godkänner villkoren och firmatecknarens e-post om signeringslänken ska skickas dit, för en enskild firma även ägarens personnummer.
• När du skickar en faktura via företaget, lämnar över den till påminnelse eller inkasso, ställer in ett återkommande fakturaschema att skicka via företaget eller godkänner en sammanställd omgång: fakturan med de betalningar och krediteringar som redan finns på den, och uppgifter om kunden (namn, postadress, e-post och telefonnummer när de finns, samt organisationsnummer eller, för privatpersoner, personnummer).
• När du väljer en utskickskanal för en kund: kundens organisationsnummer eller personnummer, för att kontrollera att kunden kan nås där.
• Så länge företaget har ett öppet ärende för en faktura: betalningar och kreditfakturor på fakturan, och dina åtgärder i ärendet, till exempel paus, återkallelse eller bestridande, med eventuellt meddelande från dig. Om en rapporterad betalning senare tas bort eller ändras meddelas det också, även efter att ärendet har avslutats. Ärendets status, händelser och avräkningar hämtas tillbaka till tjänsten.

Uppgifter om dig själv lämnar vi för att fullgöra tjänsten du har bett om (art. 6.1 b). För uppgifter om dina kunder och om andra personer i företaget, som ägare, ledning och firmatecknare, är du personuppgiftsansvarig och vi ditt biträde, se personuppgiftsbiträdesavtalet.

Databas och filer lagras i Sverige (Stockholm), och AI-anropen behandlas inom EU. Vissa mottagare är amerikanska bolag eller överför uppgifter vidare till USA. För dem gäller EU-U.S. Data Privacy Framework när mottagaren är certifierad (Vercel, Resend, Upstash, Stripe och Google), och annars EU-kommissionens standardavtalsklausuler (Supabase, PostHog och Meta). Vilken skyddsmekanism som gäller för varje mottagare står i tabellen ovan. Du kan få en kopia av skyddsåtgärderna genom att kontakta oss.

Vi behandlar personnummer endast när det är klart motiverat (3 kap. 10 § dataskyddslagen): vid BankID-inloggning, för säker identifiering; för en enskild firma, vars organisationsnummer är ägarens personnummer; och när du signerar bank- och Skatteverketsärenden. Personnummer för dina anställda och privatkunder behandlar vi som biträde åt ditt företag, enligt biträdesavtalet.

• Tillgång (art. 15): du kan få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia.
• Rättelse (art. 16): du kan få felaktiga uppgifter rättade; de flesta kontouppgifter ändrar du själv i appen.
• Radering (art. 17): du kan radera ditt konto i appen eller be oss radera uppgifter. Uppgifter som ingår i ett företags räkenskapsinformation bevaras ändå under bokföringslagens lagringstid.
• Begränsning (art. 18): du kan begära att vi begränsar behandlingen, till exempel medan vi utreder en begäran om rättelse.
• Dataportabilitet (art. 20): du kan exportera bokföringen (SIE4, JSON, CSV) i appen, och be oss om dina kontouppgifter i ett maskinläsbart format.
• Invändning (art. 21): du har rätt att när som helst invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Vi slutar då, om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre.
• Återkalla samtycke: det du har samtyckt till kan du när som helst återkalla, utan att det påverkar behandlingen som skett innan.

Skriv till support@accounted.se. Vi svarar inom en månad; är begäran omfattande kan tiden förlängas med högst två månader, och då meddelar vi dig det.

Du har rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se, www.imy.se.

Tjänsten riktar sig till företag och inte till personer under 18 år. Ändras policyn på ett sätt som påverkar dig meddelar vi det via e-post innan ändringen börjar gälla. Den senaste versionen finns alltid på app.accounted.se/privacy.